Положение
об обработке и защите персональных данных в Управлении государственной инспекции в жилищной, строительной сферах и по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Пензенской области
1. Термины и определения
В настоящем Положении об обработке и защите персональных данных в Управлении государственной инспекции в жилищной, строительной сферах и по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Пензенской области (далее Управление) используются основные понятия и термины, определённые Федеральными законами от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (с последующими изменениями) и № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с последующими изменениями).
2. Общие положения
2.1. Целью Положения об обработке и защите персональных данных в Управлении (далее – Положение) является обеспечение защиты персональных данных в Управлении от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты.
2.2. Настоящее Положение устанавливает требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных структурных подразделений Управления.
2.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Трудовым Кодексом Российской Федерации;
- Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации;
- Гражданским Кодексом Российской Федерации,
- Уголовным Кодексом Российской Федерации
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (с последующими изменениями);
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с последующими изменениями);
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
- Специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации, утвержденными приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 № 282 (с последующими изменениями).
2.4. Обработка персональных данных в Управлении должна осуществляться на основе принципов, определённых в статье 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (с последующими изменениями).
2.5. Ответственным сотрудником по разработке и выполнению мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах Управления, а также координации работ по защите конфиденциальной информации определён главный специалист-эксперт отдела по контролю и надзору в области долевого строительства, а также по правовому и информационному обеспечению.
2.6. Руководители структурных подразделений Управления, производящих обработку персональных данных, являются ответственными за обработку и защиту персональных данных в своих подразделениях.
2.7. Согласно проведенному анализу в Управления обработка персональных данных, содержащихся в информационных системах персональных данных либо извлеченных из таких систем, считается осуществляемой без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), так как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных осуществляются при непосредственном участии человека.
2.8. В соответствии с частью 2 статьи 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (с последующими изменениями), Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (с последующими изменениями) в Управлении обработка персональных данных ведется согласно постановлению Губернатора Пензенской области № 46 от 15.05.2010 «Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области и государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области» (с последующими изменениями).
2.9. В части работы сотрудников Управления с обращениями граждан порядок обработки и защиты персональных данных организуется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с последующими изменениями) и данным Положением.
2.10. Разработка систем защиты персональных данных в информационных системах Управления, контроль за эксплуатацией информационных систем персональных данных осуществляется главным специалистом отдела по контролю и надзору в области долевого строительства, а также по правовому и информационному обеспечению. При необходимости привлекаются специалисты организаций, осуществляющие деятельность по технической защите информации.
2.11. Методы и способы защиты информации, целесообразность их применения для обеспечения безопасности персональных данных в информационных системах, осуществляющих обработку персональных данных без использования средств автоматизации, определяются Правительством Пензенской области.
2.12. Настоящее Положение является обязательным для исполнения всеми работниками Управления, имеющими доступ к персональным данным.
3. Порядок определения защищаемой информации
В Управлении на основании утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Перечня сведений конфиденциального характера» (с последующими изменениями), в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с последующими изменениями) и постановлением Правительства Пензенской области от 19.09.2006 № 1-26дсп «Об утверждении документов, регламентирующих порядок обращения со служебной информацией конфиденциального характера в исполнительных органах государственной власти Пензенской области» (с последующими изменениями) определён и утверждён сводный перечень сведений конфиденциального характера и документов их содержащих.
4. Условия сбора и обработки персональных данных
4.1. Сбор персональных данных может осуществляться как путем представления их самим субъектом, так и путем получения из иных источников. Если персональные данные субъекта, возможно, получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Сотрудники, допущенные к обработке персональных данных должны сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.
4.2. Обработка персональных данных в Управлении может осуществляться только после получения согласия от субъекта персональных данных, составленного по форме согласно приложению № 1 к настоящему Положению или сформированного в информационной системе персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (с последующими изменениями). В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, данные о частной жизни субъекта (информация о жизнедеятельности в сфере семейных, бытовых, личных отношений) могут быть получены и обработаны сотрудниками, допущенными к обработке персональных данных, только с его письменного согласия.
4.3. Управление, не имеет право получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.
4.4. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных субъекта распространяются как на бумажные, так и на электронные носители информации.
4.5. Сотрудники, допущенные к обработке персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с настоящим Положением и подписывают обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные, по форме, согласно приложению № 2 к настоящему Положению.
5. Хранение и использование персональных данных
5.1. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
5.2. Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.
5.3. Доступ к персональным данным работников Управления имеют:
- начальник Управления;
- заместители начальника Управления;
- начальники отделов, где производится работа с персональными данными;
- сам субъект;
- сотрудники Управления, допущенные к работе с персональными данными, при выполнении ими своих служебных обязанностей.
5.4. Ответственным за организацию и осуществление хранения персональных данных работников Управления является старший специалист 3 разряда отдела по контролю в области долевого строительства, а также по правовому и информационному обеспечению.
5.5. Старший специалист 3 разряда отдела по контролю в области долевого строительства, а также по правовому и информационному обеспечению осуществляет контроль за хранением персональных данных в соответствии с требованиями к учету и хранению конфиденциальных сведений.
5.6. Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, доступ к которому имеют только начальник Управления и старший специалист 3 разряда отдела по контролю в области долевого строительства, а также по правовому и информационному обеспечению, осуществляющий контроль за хранением персональных данных в соответствии с требованиями к учету и хранению конфиденциальных сведений, работу с персоналом, отвечающий за ведение трудовых книжек. Хранение трудовых книжек работников осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225.
5.7. Начальник Управления определяет гражданских служащих, ответственных за обработку и обеспечение безопасности персональных данных в Управлении.
6. Передача персональных данных субъектов
6.1. Передача персональных данных субъекта возможна только с согласия субъекта или в случаях, предусмотренных законодательством.
6.2. При передаче персональных данных субъекта уполномоченные Управлением сотрудники должны соблюдать следующие требования:
- не сообщать персональные данные субъекта третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных федеральным законом;
- не сообщать персональные данные субъекта в коммерческих целях без его письменного согласия;
- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовых функций;
- предупредить лиц, получающих персональные данные субъекта, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные субъекта, обязаны соблюдать режим защиты персональных данных;
- передавать персональные данные субъекта представителям субъектов в порядке, установленном Трудовым Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными субъекта, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
6.3. Передача персональных данных от Управления или его представителей внешнему оператору может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
6.4. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной данных по телефону или факсу.
7. Права субъектов по обеспечению защиты персональных данных, хранящихся в Управлении
7.1. В целях защиты персональных данных, хранящихся в Управлении, субъект имеет право:
- на полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового Кодекса или иного федерального закона;
- дополнять персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- определять своих представителей для защиты своих персональных данных;
- на сохранение и защиту своей личной и семейной тайны;
- на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев предусмотренных федеральным законодательством;
- требовать об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- на обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
8. Требования к обработке и защите персональных данных в информационных системах Управления
8.1. Обработка персональных данных в Управлении организуется на основании постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»
8.2. Защита персональных данных, осуществляемая в Управлении, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных были выполнены следующие требования:
- определены места хранения персональных данных (материальных носителей),
- обеспечено раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях;
- соблюдены условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ.
8.3. Применяемые меры по защите персональных данных в Управлении должны быть направлены на:
- ограничение доступа персонала и посторонних лиц в помещения, где размещены информационные системы персональных данных и хранятся материальные носители персональных данных;
- организацию учёта и надёжного хранения материальных носителей персональных данных, их обращения, исключающее хищение, подмену и уничтожение;
- размещение дисплеев и других средств отображения информации, исключающее её несанкционированный просмотр.
8.4. Обработка персональных данных на базе автономных ПЭВМ в Управлении должна быть основана на технологии обработки информации с использованием съемных накопителей информации большой ёмкости, которая предусматривает запись на съёмный накопитель прикладного программного обеспечения (или его части) и обрабатываемых персональных данных. В качестве устройств для работы по этой технологии могут быть использованы как встроенные (съёмные), так и выносные накопители на магнитных, магнитооптических дисках различной конструкции. Одновременно может быть установлено несколько съемных накопителей информации большой ёмкости.
8.5. Порядок защиты персональных данных на базе автономных ПЭВМ в Управлении определен п. 5.5 «Специальных требований и рекомендаций по технической защите конфиденциальной информации», утвержденных приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 № 282 (с последующими изменениями).
9. Порядок привлечения специализированных сторонних организаций к разработке информационных систем персональных данных и средств защиты информации Управления
9.1. Порядок привлечения специализированных сторонних организаций к разработке и эксплуатации новых информационных систем персональных данных, их задачи и функции на различных стадиях создания и эксплуатации определяются руководителем Управления, по согласованию с первым отделом Правительства Пензенской области.
9.2. Для выбора и реализации методов и способов защиты информации в информационной системе Управления может привлекаться организация, имеющая оформленную в установленном порядке лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации.
10. Ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных
10.1. Персональная ответственность – одно из главных требований к организации функционирования в Управлении системы защиты персональных данных и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы.
10.2. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено в соответствии с законодательством.
10.3. Должностные лица Управления, виновные в нарушении норм и требований действующего законодательства, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
